Bilgisayarınızda duran belgelerin çoğu aslında herhangi bir koruma altında değildir. Windows oturum şifresi yalnızca siz oturum açarken sorulur; diski çıkarıp başka bir makineye bağlayan biri için o şifrenin hiçbir anlamı yoktur. İşte tam bu noktada dosya şifreleme devreye girer: veriyi okunamaz hale getirir ve yalnızca doğru anahtarı bilen kişinin erişmesine izin verir.
Aşağıda, teknik bilgi seviyesi orta düzeyde olan birinin bir öğleden sonra içinde uygulayabileceği bir yol haritası var. Karmaşık komut satırı işlerine girmeden, günlük hayatta gerçekten işe yarayan yöntemlere odaklanıyoruz.
Her şeyi şifrelemek kulağa güvenli gelir ama pratikte yorucudur ve çoğu zaman gereksizdir. Tatil fotoğraflarınızın şifrelenmesine ihtiyacınız yok. Buna karşılık kimlik fotokopileri, vergi belgeleri, sözleşmeler, müşteri listeleri, kurtarma kodlarının yazılı olduğu notlar ve iş yazışmaları açıkta durmamalı. Bu ayrımı yapmak, sonraki adımların hepsini kolaylaştırır.
Diskin tamamını şifreleyerek başlayın. Windows'un Pro sürümlerinde BitLocker, Mac'te FileVault bu işi tek ayarla yapar. Laptop kaybolduğunda ya da çalındığında sizi koruyan asıl katman budur. BitLocker'ı açtığınızda size bir kurtarma anahtarı verilir; bunu ekran görüntüsü olarak masaüstüne bırakmak yerine yazdırın veya güvendiğiniz bir hesaba kaydedin. Anahtar kaybolursa veriye kimse, siz dahil, ulaşamaz.
Hassas dosyalar için şifreli bir kasa oluşturun. VeraCrypt gibi araçlar, diskinizde tek bir dosya olarak görünen ama bağladığınızda yeni bir sürücü harfi gibi davranan "konteyner" üretir. Kasayı kapattığınızda içindeki her şey tekrar okunamaz hale gelir. Boyutunu ihtiyacınızın biraz üstünde seçin, örneğin belgeler için 5–10 GB fazlasıyla yeterlidir.
Tek dosya paylaşacaksanız arşiv şifrelemesini kullanın. 7-Zip ile bir klasörü .7z formatında sıkıştırıp AES-256 şifrelemesi seçebilirsiniz. "Dosya adlarını şifrele" kutusunu işaretlemeyi ihmal etmeyin; aksi halde içerik korunur ama dosya isimleri görünür kalır ki bu bile bazen çok şey anlatır. Klasik ZIP formatındaki eski şifreleme yöntemi zayıftır, tercih etmeyin.
Office ve PDF dosyalarında yerleşik korumayı açın. Word, Excel ve PowerPoint'te "Dosya → Bilgi → Belgeyi Koru → Parola ile Şifrele" adımı tek bir belgeyi korumak için yeterlidir. PDF'lerde de açılış parolası koyabilirsiniz. Bu yöntem hızlıdır ama parolayı karşı tarafa nasıl ileteceğinizi düşünmeniz gerekir.
Parolayı dosyayla aynı kanaldan göndermeyin. Şifreli arşivi e-postayla yolluyorsanız parolayı telefonla veya farklı bir mesajlaşma uygulamasıyla iletin. Aynı e-posta içinde yazılan parola, şifrelemeyi tamamen anlamsız kılar.
Parolaları bir yöneticiye devredin. Şifreli kasaların parolası uzun ve tahmin edilemez olmalı; bu da onu akılda tutmayı zorlaştırır. Bir parola yöneticisi kullanmak burada gerçek bir fark yaratır. Sitede şifre yönetimi ve hesap güvenliği üzerine ayrı bir rehber var, oradaki mantık aynen bu konu için de geçerlidir.
Yedeğinizi de şifreleyin. Şifreli bir kasayı harici diske kopyaladığınızda koruma korunur, ancak dosyaları kasadan çıkarıp düz halde yedeklerseniz tüm çabanız boşa gider. Yedekleme yazılımınızın şifreleme seçeneği varsa açın. Verileri yedeklemek ve kayıplardan korumak konusunu ayrı bir yazıda daha ayrıntılı ele alıyoruz; ikisini birlikte kurgulamak en sağlıklısı.
Sistemi güncel tutun. Şifreleme araçları da yazılımdır ve zaman zaman açık barındırır. Güncellemeleri ertelemek, kapıya iyi bir kilit takıp menteşeleri gevşek bırakmaya benzer.
| Yöntem | En uygun kullanım | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Tam disk şifreleme | Laptop kaybı ve hırsızlık | Oturum açıkken dosyalar korunmaz |
| Şifreli konteyner | Sürekli çalıştığınız hassas arşiv | Kapatmayı alışkanlık haline getirmek |
| Şifreli arşiv (7z) | Paylaşım ve gönderim | Parolayı ayrı kanaldan iletmek |
| Belge içi parola | Tek dosyalık hızlı koruma | Toplu iş için elverişsiz |